Зміст

Вступ

Розділ 1. Теоретичні основи інформаційного забезпечення управління фірмою

1.1 Суть, значення і особливості інформаційного забезпечення

1.2 Технологія інформаційної діяльності

1.3 Шляхи вдосконалення інформаційної системи

1.4 Формування комплексної інформаційної системи

Розділ 2. Аналіз інформаційного забезпечення управління фірмою

2.1 Загальна характеристика об'єкту дослідження

2.2 Техніко-економічні показники

2.3 Аналіз системи документообігу

Розділ 3. Розробка інформаційної-контролюючої системи

3.1 Проект системи

3.2 Граф-схема системи

3.3 Програма

3.3.1 Проектування бази данних на інфологічному рівні

3.3.2 Проектування бази данних на даталогічному рівні

Розділ 4. Коп’ютерна реалізація

4.1 Розробка програми

4.2Забезпечення обробки даних інформаційною системою

4.3 Відображння результатів обробки даних інформаційної системи на паперових полях

4.4 Засобиавтоматизаціїуправліннясистемою

4.5 Інтерфейс. Інструкція користувача

Висновки

Література

Додатки

Додаток A. Тлумачний словник слів

Додаток B. Програмний код

Функції сектора діловодства:

1)Прийом і реєстрація внутрішньої кореспонденції, що входить, витікаючої.

2)Прийом на підпис проектів листів, наказів по основній діяльності.

3)Підготовка наказів по відрядженнях співробітників на підставі підписаних ректором службових записок.

4)Перевірка правильності складання всіх документів, що передаються на підпис ректору.

5)Реєстрація внутрішніх документів, що входять і витікаючих, в автоматизованій системі діловодства.

6)Доведення резолюцій ректора до виконавців.

7)Реєстрація наказів по основній діяльності і по відрядженнях співробітників з оформленням командировочних посвідчень.

8)Доведення до виконавців наказів по основній діяльності по реєстру.

9)Формування справ і здача їх в архів.

10)Контроль за правильністю ведення діловодства в підрозділах.

Функції організаційного сектора:

1)Реєстрація передаваних підрозділами рахунків і інших документів на оплату і передача їх в бухгалтерію.

2)Постановка документів з резолюціями на контроль і зняття з контролю.

3)Передача документів виконавцям і в сектор діловодства.

4)Сповіщення співробітників про тих, що проводяться спільно з ректором нарадах.

5)Оперативний зв'язок із сторонними організаціями і окремими громадянами (телефон, факс і т.д.)

6)Облік прийому громадян і співробітників з особистих і службових питань.

7)Формування підписки підприємства і контроль надходження підписних видань.

8)Складання графіка роботи співробітників тих, що працюють на штатних посадах за сумісництвом.

9)Виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт.

10)Ведення протоколу засідань ректоратів, офрмление виписок з протоколів.

11)Щоденне складання спільно з ректором плану його роботи на день.

Фактично в приймальні працюють дві люди. Це два секретарі, іноді навіть один. Вони удвох не в змозі виконувати всі ці функції і тому систему електронного контролю доручень не використовують за призначенням. У цю систему вводять документи на контролі вже минулим числом. Немає єдиного еталону складання наказів, службових записок. Немає чіткого встановленого часу на реєстрацію документів.

В результаті проглядання журналу реєстрації в приймальній організації у секретаря і аналізу одержаної інформації мною була складена таблиця, де представлена зведена інформація по кожному виду документа в динаміці по роках (табл.3). З таблиці можна визначити структурну характеристику документообігу і як вона міняється по роках.

Таблиця 3.

Аналіз структури документообігу

таблиці, де представлені техніко-економічні показники видно, що виручка від реалізації зростала з року в рік на 148 і на 134 відсотки (табл.3), а загальна кількість документів в організації скорочувалася до рівня 74 і 90 відсотків від попереднього року. Нижче на малюнку ці зміни наочно представлені (рис.4).

Рисунок 4. Зміна виручки від реалізації і загальної кількості документів

При докладнішому розгляді останньої таблиці, де аналізується структура документообігу видно, що потоки внутрішніх документів сильніше скорочувалися, ніж зростали потоки вхідних і витікаючих документів. Нижче на рисунку ці зміни представлені (рис.5).

Рисунок 5. Зміна кількості документів

Проаналізувавши детальніше зміну об'єму документообігу, визначимо:

-які підрозділи найсильніше завантажують документами керівника

-чи є характер сезонності роботи і якщо є, то визначимо пікові значення

Для аналізу об'єму документообігу слід брати тільки основні підрозділи. До таких підрозділів можна зарахувати:

Бухгалтерія;

Адміністративний відділ;

Школа абітурієнтів;

Підготовчі курси;

Ліцей;

Комп'ютер-коледж.

Таблиця 4.

Угрупування видів документів по підрозділах

Проте, якщо вдасться створити таку систему документообігу, яка приведе до скорочення потоків документів з бухгалтерії або адміністративного відділу, то це приведе до значніших результатів.

Рисунок 6. Динаміка об'єму документообігу по підрозділах

В результаті проведеного аналізу в цьому підрозділі виявлено, що основні потоки інформації йдуть через бухгалтерію і адміністративний відділ. Також я визначив, що спостерігається деяка сезонність робіт, пов'язана з учбовими канікулами. Виходячи з отриманих результатів можна зробити висновок про необхідність подальшого вдосконалення системи документообігу і впровадження сучасних інформаційних комплексних систем.

Характеристика роботи

Диплом

Кількість сторінок: 64

Безкоштовна робота

Закрити

Інформаційне забезпечення роботи фірми

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.