Зміст

Вступ
Збереження даних
Створення структури папок
Текстовий редактор Word
Основні елементи оформлення документа
Створення бланка організації
Форматування сторінок
Оформлення емблеми для бланку
Збереження бланку
Створення простого документа
Оформлення службової записки
Підготовка конвертів
Оформлення довідки
Оформлення листів
Використання шаблонів Word
Створення листа на бланку організації
Підготовка масової розсилки
Додаткові засоби редактора Word
Використання автозаміни
Висновки
Використана література

Вступ

Згідно визначенню внутрішній документ створений і призначений для руху в середині організації і в загальному не розрахований для виходу за її межі.

Виділяють декілька типів внутрішньоїдокументації:

1.Організаційні документи – оприділяють основу діяльності організацій, описують її структуру. До них відносять склад підприємства, штатний розклад, посадові інструкції і т.п.

2.Розпорядчі документи – призначені для управління основною діяльністю організації. До таких відносять накази і розпорядження.

3.Інформаційні документи – складають службові, звітні записки і листи. В них описуються будь-які конкретні факти і зазичай не включають елементи розпорядчого характеру.

4.Документи по особовому складі – визначають відносини між співробітником і організацією. До них відносять накази по особовому складі про зарахування, звільнення, переведення, контракти заключні між співробітниками і організацією, і інші подібні документи.

Зовнішні документи можуть отримані з інших організацій чи призначені для них. Відповідно можна говорити про вхідну (прийняту) і вихідну документацію. Цей тип офіційних документі найчастіше оформляється у вигляді листів чи факсів, причому більш традиційної і строгої форми.

На даний час все більшу популярність набирають електронні документи, до яких відносять всі матеріали, створені за допомогою прикладних програм і збережені в формі файлів на будь-якому носії інформації. Документ в електронній формі має значні переваги перед стандартним, в першу чергу за рахунок оперативної пересилки такого документа. Електронна пошта дозволяє доставити його до адресата за лічені хвилини, незалежно від відстані. Другою безсумнівною перевагою електронних форм документів являється швидкість їх підготовки. Крім того, електронні документи легше захистити від несанкціонованого доступу, ніж їх паперові аналоги.

Єдиним суттєвим недоліком електронних форм документів, переважаючи всі їх достоїнства, являється відсутність юридичної сили. Для визнання документа офіційним він повинен містити всі необхідні реквізити. В тому числі і підпис. Тому, на даний час, електронні форми документів використовуються в основному на стадії попереднього перегляду і потребує паралельного оформлення документації в класичній паперовій формі.

В кожній організації, чим би вона не займалась, працівники мають справу з великою кількістю, як внутрішніх регламентуючих і описуючих роботу підприємства, так і зовнішніх, призначених для ділових партнерів і вище стоячих чи контрольних організацій. З такою кількістю документів. Складених різнимичленами колективу, було б просто неможливо працювати без опреділеної уніфікації їх форми. Тому стандартизація форми офіційних паперів завжди являлась найважливішою справою при розробці будь-якої системи документообігу.

Основним програмним продуктом, який використовується в роботі над документами являється MicrosoftOffice. Він являє собою набір програм, які мають різне функціональне призначення і охоплюють практично весь обсяг робіт, які можуть зустрітися в офісній роботі .

MSOffice складається з наступних основних компонентів:

MSWord – текстовий процесор, представляючий широкі можливості для створення, редагування і оформлення різних документів. Word має багатий „інвентар”, який дозволяє працювати як з звичайними так і спеціальними текстами – форматувати написи на конвертах і поштових наклейках, підготовляти листи і т.п. Продукт містить засоби, які дозволяють пришвидшити підготовку стандартних документів. Тобто, користувач встановивши власні параметри для програми Word і розробивши шаблони для найбільш використовуваних документів може значно скоротити час їх складання. Цей редактор дозволяє використовувати в текстах графіку, діаграми, а також осуществлять ефективний обмін даними з другими додатками Office. Таким чином, значення Word в складі MSOffice складається в обробці будь-яких текстових документів.

MSExcel – табличний процесор, дозволяє організувати дані в вигляді таблиці. Excel представляє користувачу значні засоби для виконання операцій над даними – їх переносу, логічних і арифметичних дій, оформлення вихідних даних чи результату. Файли цього формату використовуються для збереження інформації, виконуючи роль невеликої бази даних. Засоби автоматизації включені в Excel (в першу чергу макроси) дозволяють легко виконати всі необхідні операції. Засоби оформлення дозволяютьналаштувати перегляд для форматування заданих форм документів. Призначення Excel полягає в обробці даних, їх збереження і відображення даних в даному форматі.

MSAccess – система управління базами даних, призначена для збереження і обробки великих об’ємів інформації. Розробка таблиці представляє собою достатньо непросту задачу, яку бажано залишити спеціалісту, проте користуватись отриманим продуктом зручно. Базу Access, яка містить всі необхідні засоби для вводу-виводу і управління процесом обробки даних, можнастворити значно швидше, як в любій другій системі управління базою даних. Позитивну сторону безсумнівно складають простота і швидкість розробки систем, але ці якості нажаль досягаються за рахунок зменшення виробництва і надійності. Access призначений для невеликих баз даних.

MSOutlook – програма для роботи з електронною поштою і планування діяльності. Окрім поштового клієнта, представляючого можливість обміну повідомленнями по електронній пошті в Outlook вбудовані наступні засоби: Адресна книга, яка дає можливість організувати інформацію про людей з якими приходиться контактувати; Календар призначений для планування зустрічей. Щоденник, Замітки, Справи, інструменти дозволяючі зберігати інформацію про всі важливі документи.

MSPowerPoint – засіб для розробки презентацій. Дозволяє швидко і легко підготовитиякісну презентацію, яку можна використати в процесі звіту. Містить багато цікавих засобів для оформлення тексту, графіки, дозволяє супроводжувати показ малюнків звуками і спец ефектами.

Перераховані засоби MSOffice легко зв’язуються між собою. Наприклад, в тексті, підготовленого за допомогою Word, можна вставити таблицю, створену на Excel. Або в лист, написаний в тій самій програмі Word, додати адресу, вибравши його з адресної книги Outlook.

Характеристика роботи

Курсова

Кількість сторінок: 36

Безкоштовна робота

Закрити

Підготовка текстових документів

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22 та (050) 297–73–76
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.