План

1. Процес автоматизації обліку та обробки документного фонду.

2. Процес прийняття управлінських рішень з удосконалення документного фонду.

3. Режим збереження документного фонду.

4. Соціальні функції документного фонду.

5. Сутність, мета та завдання формування документного фонду.

6. Технологія комплектування документного фонду.

7. Технологія обробки документного фонду.

8. Типи та види моделей документного фонду.

9. Функції управління документним фондом.

10. Роль і значення збереження документного фонду.       

6. Технологія комплектування документного фонду.

Етапи комплектування документного фонду розкривають зміст і послідовність здійснення процесу і комплектування фонду.

І етап. Аналіз документного потоку. Фондоутримувач визначає коло інформаційно-бібліографічних видань з профілю фонду, де відображаються документи заплановані до видання у поточному році і документи, що вже вийшли з друку. На основі цих інформаційно-бібліографічних видань,інформаційна установа вивчає документний потік, здійснює пошук у ньому профільних документів, попередній відбір їх у фонд.

ІІ етап. Здійснення первинного відбору виявлених документів на предмет включення їх до фонду. Стадії етапу:

- визначення чи відповідають документи профілю ДФ за формальними ознаками: тип, вид, мова, цільове і читацьке призначення

- документ профілю документного фонду за змістом - визначення оптимальних кількісних примірників для включення у фонд.

Потім здійснюється порівняння вартості відібраних документів у фонд із фінансовими можливостями фонду отримувача, що дозволяє прийняти кінцеве рішення про включення відібраних документів.

ІІІ етап. Замовлення документів. На цьому етапі фонду отримував здійснює пошук джерел комплектування, де можна придбати відібрані документи у фонд. Крім джерел комплектування системі документу постачання виділяють: способи, форми, методи комплектування.

Способи: купівля, передплата, обмін документами, дар документів, доброчинні документні фонди, репрографія ( копіювання).

Форми комплектування: обов'язковий примірник документів кількох видів: загальнодержавний, міжвідомчий, цільовий, безплатний, платний; цільові серії документів, в які входять кращі голосові художні видання для поповнення документних фондів певних інформаційних установ, з метою поліпшення їх якості. Як правило вони формуються органами державної влади разом Держкомвиданням (Всеукраїнська цільова серія для поповнення документного фонду публічних і шкільних бібліотек; цільова серія Президента України).

Методи: 1. Попереднього замовлення документів у фонді, замовлення на документи, які плануються до видання. 2. Метод поточного комплектування фонду - замовлення на документи що вийшли з друку.

Джерело документопостачання не має права направити в ІУ документи, які не замовлялися.

ІV етап. Прийом нових документів здійснюється за супроводжуючими документами – накладною, актом, або чеком магазину., за якими звіряють кількість назв, примірників та ціну. У супроводжуючих документах зазначається прийняття на баланс ІУ, в якій кількості та на яку суму. Супроводжуючий документ передається в бухгалтерію.

ІУ може відмовитись від замовлених документів, якщо:

  • Документи вийшли під іншою назвою, або зміни торкаються інших ознак документів;
  • Вартість документів збільшена на 20% і більше;
  • Виявлені дефекти документів, або вони зіпсовані.
  • На документи, що надійшли без супровідних документів складається акт про прийняття документів у фонд та прийняття на баланс ІУ. Надходження замовлених документів у фонд є свідченням завершення первинного відбору документів.

    V етап. Вилучення документів з фонду відбувається якщо:

  • Документи є фізично застарілими;
  • Документи зайвої дублетності;
  • Документи є непрофільними;
  • Документи містять застарілу інформацію;
  • Змінюється профіль ДФ;
  • Документи втрачені.
  • Вилучення документів з фонду є продовженням процесу комплектування і відноситься до вторинного відбору документів. Підставою для звільнення фонду від непотрібних документів є результат аналізу використання фонду та окремих документів користувачами. Вилучення документів з фонду регламентується інструктивними документами,які готуються та затверджуються міністерствами та відомствами. В них визначається порядок та критерії відбору, передачі та списання документів. Виключення документів засвідчується актом оформлення якого залежить від причини їх виключення, до акту додається список виключених документів, що стояли на балансі ІУ. Дублетні і непрофільні документи, що вилучаються з фонду, які не втратили своєї актуальності перерозподіляються між іншими ІУ. Застарілі за змістом, зношені, не продані населенню документи списуються актом та передаються у підприємства втор сировини, одержані за них кошти витрачають на придбання нових документів. Ці процеси завершують комплектування.


    7. Технологія обробки документного фонду.

    Обробка документів - комплекс операцій по підготовці документів для їх зберігання і використання.

    Уявлення про документний фонд як про систему, теорія його формування реалізуються в практичній роботі фондоутримувача по створенню і розвитку фонду. Інакше ця робота називається технологією формування документного фонду.

    Одним із процесів формування фонду є його обробка, тобто комплекс операцій по підготовці документів до зберігання та використання. Їй підлягають документи як ті, що надійшли в фонд, так і ті, що з неї вибувають.

    Обробка документів одночасно з каталогізацією проводиться у відділах (секторах) обробки та каталогізації

    Після підготовчого етапу починається наукова обробка, основні види якої будуть розглянуті у наступному розділі.

    Для технічної обробки потрібна значно менша кваліфікація, як для наукової але вона настільки ж відповідальна і потребує акуратності, оскільки впливає на наступні процеси, а також свідчить про рівень технологічної культури фонду.


    8. Типи та види моделей документного фонду.

    У документному фондознавстві виділяють типи і види моделей документного фонду. Існує два типи моделей:

    - Реальна - спрямована на пошук оптимальних варіантів реально існуючого документного фонду.

    - Ідеальна – складається на ще не існуючий ДФ, тобто на фонд, що потрібно ще сформувати.

    У залежності від того, які відомості відображаються в моделі документного фонду їх поділяють на види:

    - Описова

    - Математична

    - Бібліографічна

    - Структурна

    - Графічна.

    Характеристика роботи

    Контрольна

    Кількість сторінок: 18

    Безкоштовна робота

    Закрити

    Документне фондознавство 2

    Замовити дану роботу можна двома способами:

    • Подзвонити: (097) 844–69–22
    • Заповнити форму замовлення:
    Не заповнені всі поля!
    Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

    Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.