План

1. Процес автоматизації обліку та обробки документного фонду.

2. Процес прийняття управлінських рішень з удосконалення документного фонду.

3. Режим збереження документного фонду.

4. Соціальні функції документного фонду.

5. Сутність, мета та завдання формування документного фонду.

6. Технологія комплектування документного фонду.

7. Технологія обробки документного фонду.

8. Типи та види моделей документного фонду.

9. Функції управління документним фондом.

10. Роль і значення збереження документного фонду.       

1. Процес автоматизації обліку та обробки документного фонду.

Автоматизація обліку у бібліотеці

Використання нових інформаційних технологій і технічний прогрес у всіх сферах життя не залишили осторонь і бібліотеки. Бібліотеки у наш час стикаються з рядом проблем.

Читачі довго стоять у черзі, щоб отримати необхідні книги або здати уже прочитані.

Багато часу займає пошук книг, які знаходяться у глибині полиць.

Тривалий час витрачається на інвентаризацію.

Основні моменти автоматизації бібліотеки.

Книзі привласнюється індивідуальний штрих-код, який записується у базі даних бібліотеки та зазначений за кожною конкретною одиницею. Етикетки зі штрих-кодом друкуються на принтері етикеток. При зчитуванні сканером штрих-коду інформація про книгу автоматично передається на ПК. Це значно скорочує час книговидачі та обліку книг, що видаються. Прискорити розміщення й пошук книг на полицях можна за допомогою маркування стелажів і полиць адресними етикетками. Щоб автоматизувати операції обліку та інвентаризації книг на адресних етикетках друкується штриховий код. Стелажі та полки маркуються поліпропіленовими етикетками.

Перш ніж потрапити на полиці фондосховищ, усі твори друку та інші документи підлягають технічній бібліотечній обробці. До неї належить штемпелювання, визначення авторського знака, проставляння інвентарного номера, шифру, написання формуляра, наклеювання кишеньки, аркушів терміну повернення, оправлення документів тощо.


2. Процес прийняття управлінських рішень з удосконалення документного фонду.

Основні етапи управління ДФ.

Процес управління реалізуються у кілька етапів. Основні етапи управління документного фондом відображають зміст і послідовність здійснення даного процесу.

1) безперервний збір і передання інформації суб'єктом про стан документного фонду і рівень його використання;

2) обробка цієї інформації, її аналіз, осмислення, оцінка. На цьому етапі здійснюється оцінка стану фонду його якості, відповідності завдань утримувача фонду;

3) прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення фонду.

Прийняття управлінських рішень здійснюється на основі оцінки стану фонду. Тут вирішується, яких дій Необхідно вжити щоб привести фонду оптимальний стан;

4) планування формування документного фонду. На цьому етапі планується робота з фондом і розвиток документного фонду, як на Ближче так і на дальню перспективу. Даний процес відображає управлінські дії щодо фонду, визначені на основі прийнятих управлінських рішень.

5) реалізація прийнятих управлінських рішень. На даному етапі прийняття управлінські рішення реалізуються в конкретних управлінських діях, що спрямовані на вдосконалення документного фонду.

Аналіз фонду – це не разове дослідження; це систематична планомірна робота, яка дає

можливість з'ясувати обсяг фонду, темпи його розвитку, глибину, різноманітність тематики, а також необхідність заходів щодо збереження та консервації, списання документів, виявлення дублетності.

Результати аналізу ефективності фонду є основою для прийняття управлінських рішень при складанні бюджету фонду та розширення спектру сучасних фондових послуг.

Обов'язковою професійною якістю фондоутримувача повинен бути високий рівень свідомості та

сумлінне виконання всіх умов, від яких залежить збереження фонду.


3. Режим збереження документного фонду.

Нормальний стан документів підтримує правильне утримання фонду у спеціально обладнаних приміщеннях за умов оптимального режиму. Зокрема, документний фонд зберігається у спеціальному фонду сховищі.

Вимоги до фондосховищ:

- фондосховища повинні бути обладнані технічними засобами, необхідними умовами, що забезпечують дотримання оптимального режиму збереження документів;

- бути ізольовані від інших приміщень без вентиляції;

- у фодносховищах не дозволяється розміщувати постійні робочі місця;

- фондосховища повинні обладнуватися пожежною і охоронною сигналізацією;

- у фондосховищах для зберігання документів повинні бути вивішені плани оперативної евакуації фонду на випадок стихійного лиха і затверджений список осіб відповідальних за евакуацію фонду.

У фондосховищах повинен підтримуватися оптимальний світловий режим:

- природне освітлення: не допускається попадання прямих сонячних променів на документи, тому рекомендується фондосховище розміщувати з північного чи західного боку, для захисту від сонця використовувати світло-розсіюючі скло, штори, занавіски;

- для відбиття світла стіни і стелажі фарбують у світлі тони. Штучне освітлення забезпечується електричними лампами 40-60 Вт на кожні два метри між стелажних проходів і по 75 Вт на 4-5 метрів головних проходів.

Світильники повинні забезпечувати рівномірність освітлення фонду і розміщуватися від поверхні документів на відстані не менше 50 сантиметрів.

Для збереження документів також використовують сейфи та ящики. Оптимальний температурно-вологісний режим для збереження документів на паперових носіях - +16 -+20 С. Вологість повітря - 50-60%.

Для зберігання документів на мікроносіях температура повітря повинна становити +8+12 С.

Контроль за температурою і вологістю здійснюється двічі на тиждень за допомогою спеціальних приладів: психометра та термометра.

Закриті шафи, сейфи провітрюють не рідше один раз на тиждень. Оптимальні санітарно- гігієнічні умови збереження документного фонду: Даний режим передбачає підтримку чистоти фонду, регулювання допустимих норм наявності шкідливих домішок у повітрі ( норма вмісту пилу - 0,15 мг/м куб.).

Для підтримання санітарно-гігієнічних умов необхідно регулювати не рідше 1-2 разів на рік. У фондосховишах магазинного типу - 3-4 рази на рік; у фондосховишах відкритого типу проводиться прибирання за допомогою побутового пилососа і тампонів, змочених розчином 2-3% формаліну не рідше одного разу в місяць.

У ДФ здійснюється екологічний нагляд за фондом шляхом вибіркового чи суцільного перегляду документів і приміщень.

Вибірковий перегляд здійснюється не рідше двох разів на рік - початок і кінець опалювального сезону; суцільний огляд здійснюється не рідше 1разу в 3 роки.

Заражені документи ізолюють і спеціально обробляють. У випадку зараження документів пліснявими грибами проводиться дезінсекція 3% формаліном, після чого документи просушують. 

Характеристика роботи

Контрольна

Кількість сторінок: 18

Безкоштовна робота

Закрити

Документне фондознавство 2

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22 та (050) 297–73–76
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.