План

1. Визначення поняття «комплектування документного фонду» та зміст завдань цього процесу

2. Зміст процесу планування документного фонду та реалізація управлінських рішень

3. Чинники, що впливають на збереження документного фонду

4. Варіанти розміщення документного фонду

5. Види і форми обліку документного фонду

6. Види комплектування документного фонду

7. Документний фонд як система

8. Завдання розміщення документного фонду та вимоги до нього

9. Зміст процесу доставки документів до документного фонду.

10. Основні компоненти документного фонду.

11. Параметри документного фонду.       

5. Види і форми обліку документного фонду

Облік фонду – комплекс операцій, що забезпечують фіксацію відомостей про величину, склад, рух фонду і його збереження. Полягає в реєстрації кожного документа в окремому спеціальному документі в формі та підрахунки загальної їх кількості.

Види обліку:

сумарний (інтегрований) – облік фонду групами, партіями, що надходять або вибувають супровідним документом (рахунком, накладною, актом тощо);

індивідуальний (диференційований) – облік кожного конкретного екземпляра документа або кожної назви, що надходить або вибуває з фонду (інвентарна книга).

Форма сумарного обліку – книга сумарного обліку, яка складається з трьох частин: надходження, вибуття, підсумки фонду.

Форми індивідуального обліку:

інвентарна книга (тільки книги);

картка облікового каталогу;

листова (лист актового обліку);

реєстраційна картка (періодичні, аудіовізуальні, електронні).


6. Види комплектування документного фонду

Комплектування ДФ – творчий процес, бо передбачає оцінку документа з точки зору їх цінності, інформативності та актуальності, відповідності інформаційним потребам користувачів.

Види комплектування ДФ:

початкове комплектування новоствореного ДФ з урахуванням завдань фонду отримувача категорії користувачам інформаційної потреби;

поточне – поповнення ДФ новими документами виданнями впродовж двох останніх років;

Поточне комплектування передбачає:

1. Перегляд каталогів видавництв з метою відбору видань для поповнення фонду шкільної бібліотеки.

2. Перегляд та аналіз незадоволених запитів користувачів.

3. Поповнення картотеки картками із поточного комплектування.

4. Поповнення фонду бібліотеки шляхом безпосереднього відбору видань у бібколекторі, книгарнях.

5. Оформлення передплати на періодичні видання.

ретроспективне (докомплектування) – поповнення ДФ документами за минулі роки, які відсутні у ДФ, або представлені в недостатній кількості;

Рекомплектування – вилучення документів з фонду.


7. Документний фонд як система

ДФ є складним об’єктом для всебічного пізнання його сутності. У документному фондознавстві використовується системний підхід, який дозволяє розглянути ДФ як систему у всіх його зв’язках та залежностях. Термін «фонд» використовується у фондознавстві з 20-х років ХХ ст. – має лат. походження, означає земля, основа чогось.

Документний фонд – це систематизоване зібрання документів, підібраних згідно із задачами, завданнями документно-інформаційної комунікації і потребами користувачів. Залежно від установи, яка зберігає документи і організовує їх використання, розрізняють документний фонд бібліотек, архівів, музеїв і т.д. У сукупності вони складають документний фонд країни.

Фонд – це освоєний і упорядкований масив документів. Його освоєння відбувається з допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування. Упорядкування здійснюється за змістовими або формальними видами розстановки. Документний фонд є цілісним утворенням.

ДФ – цілеспрямовано підібране зібрання документів, які забезпечують інформаційні потреби користувача.

Системний підхід дозволяє здійснити пізнання ДФ як системного об’єкта, правильно його формувати та управляти їм. Сама система розглядається як сукупність взаємопов’язаних елементів, які виконують необхідні для існування системи функції і забезпечують її цілісність. Якщо система – це ДФ, то його підсистемами є під фонди кожного структурного підрозділу. Разом з тим ДФ може виступати як підсистема системи вищого рівня.

Вивчення ДФ як системи передбачає виявлення основних його характеристик:

1. Виявлення елементів підсистем ДФ та вазємозв’язків між ними;

2. Встановлення структури, ознак, параметрів ДФ;

3. Визначення функцій і властивостей ДФ, які обумовлюють відносну самостійність ДФ як системи.

Отже, системний підхід дозволяє всебічне пізнання ДФ як системи; дозволяє науково обґрунтувати основні етапи роботи з ДФ; дозволяє правильно формувати ДФ і управляти його розвитком.


8. Завдання розміщення документного фонду та вимоги до нього

Основні завдання розміщення:

1) вибір фондоутримувачем найоптимальнішого варіанту розміщення фонду;

2) раціональне розміщення документів по підфондах, структурних підрозділах установи;

3) забезпечення оперативного знаходження документів у фонді, надання їх користувачам на вимогу.

Вимоги до розташування:

економне;

дозволяти використовувати механізовані та автоматизовані засоби для доставки документного фонду;

відповідати вимогам пожежної безпеки і забезпечувати надійне збереження документів у фонді.


9. Зміст процесу доставки документів до документного фонду.

Доставка – це один із процесів роботи у фонді, що пов'язана із формуванням ДФ, обслуговування користувачів і включає в себе два етапи:

1. Доставка документів із фонду на вимогу користувачів

2. Повернення назад до фонду.

Основні етапи автоматизованої доставки документів:

1. Обробка замовлення

2. Пошук документної інформації

3. Виготовлення електронної копії документа

4. Доставка копії користувачу.

Зв'язок із користувачем:

1. Факсимільний зв'язок (факс)

2. Емейл

3. Мережевий доступ до онлайн документів.

Характеристика роботи

Контрольна

Кількість сторінок: 13

Безкоштовна робота

Закрити

Документне фондознавство

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.