План

1. Визначення поняття «Документно-комунікаційної системи», її структура.

2. Документний фонд в системі документ них комунікацій

3. Етапи практичної документної діяльності,формування документ них фондів

4. Документування як спосіб фіксації інформації

5. Характеристика змісту документної діяльності

6. Канал усної комунікації: функції природньої мови

5. Характеристика змісту документної діяльності

З погляду теорії комунікації найбільш виправданим є визначення документа як каналу передачі інформації в елементраному процесі соціальної інформаційної комунікації. Але цей канал невідривно пов'язаний із повідом-ленням, що міститься в ньому. Від інших каналів (наприклад в усній комунікації) документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається в формі, зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії, що не змінюється в часі.

Документ - це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації.

З таких міркуваннь визначення документа як „семантичного повідомлення, фіксованого знаковою системою на матеріальному носії для передачі його в часі та просторі” не суперечить наданному вище визначенню документа як каналу соціальної комунікації.

Документ є результатом практичної документної діяльності, яка включає в себе:

документування - створення змістового повідомлення. Документування буває інтелектуальне та технічне;

обробку - змістову і формальну оцінку документа;

розповсюдження - доведення до споживача, яке здійснюється через книжкову торгівлю і передплату та за допомогою бібліотек, архівів, музеїв;

зберігання - забезпечення довготривалого фізичного зберігання, захист від пошкоджень;

використання необхідної інформації з документа;

утилізація (переробка).

Важливе місце в документній діяльності займає процес створення документа (документування). Документування - це складний процес, в якому приймають участь автор, видавник, редактор, поліграфіст та інші

Етапи документування:

підготовчий (авторський) - створення моделі документа;

редакційний - від прийняття рукопису редактором до передання у виробництво;

виробничий - від технічного редагування (маркетування) рукопису, підписання документа до випуску;

заключний - від отримання тиражу до розповсюдження.

Таким чином, в процесі створення документа утворюється декілька продуктів: авторське повідомлення, видавниче повідомлення, поліграфічне повідомлення і останнім створюється документ

Якщо розглядати документ не як повідомлення і не як канал передачі інформації, а як матеріальний об'єкт, що функціонує у суспільстві, то для його передачі потрібні певні матеріальні канали чи суспільні інститути: книжкова торгівля, бібліотечна справа тощо.

Документ є результатом документування і визначається як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм при цьому може виступати будь-який матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В даний час в якості носія використовується папір, поряд з яким також широко застосовуються магнітні носії, що дозволяють використовувати для документування комп'ютерну техніку

При документуванні необхідно пам'ятати, що даний процес запису інформації на папері або іншому носії є строго регламентованим, що в свою чергу, забезпечує юридичну силу документа. Юридична сила - це властивість офіційного документу, повідомляється йому чинним законодавством

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення офіційного документа

При підготовці документа звичайно спочатку створюють його проект, який проходить процедуру редагування та узгодження. Проекти готуються на стандартних аркушах паперу. Після узгодження проекту документа усіма зацікавленими особами, документ остаточно оформлюється і підписується. При цьому більшість організаційно-розпорядчих документів: листи, довідки, протоколи, накази, розпорядження, положення, інструкції і т.д. - повинні проходити процедуру остаточного оформлення на бланках документів

Бланк документа - це набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа, або іншими словами, можна сказати, що бланк документа являє собою аркуш паперу стандартного формату, на якому різними технічними засобами нанесені реквізити, що містять постійну для даного виду документа інформацію. Існує декілька способів виготовлення бланків документів: типографським друк, застосування засобів оперативної поліграфії або комп'ютерної техніки безпосередньо при виготовленні документа.

Питання документування та організації роботи з документами завжди були важливими в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій і всього суспільства вцілому. Від організації документної діяльності залежить не тільки рівень роботи структурних підрозділів та їхня оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Взагалі будь-яка сфера діяльності так чи інакше пов'язана з документною інформацією і не може існувати без неї.


6. Канал усної комунікації: функції природньої мови

Усна комунікація відбувається у формібезпосереднього спілкування, промов, нарад, групових дискусій, телефонних розмов тощо

Переваги:

-швидкість комунікації;

-гарний зворотний зв’язок;

-простота комунікації.

Недоліки:

-недостатня точність;

-часткове забування почутої інформації;

-викривлення повідомлення при передаванні третій особі

Усна комунікація може здійснюватися з використанням різних способів і коштів, що є її елементами. Насамперед, це усвідомлена мова, використовувана для передачі значимої інформації. Мова – это найбільш ємний канал передачі інформації підвищеної складності. Тому що мова – це результат розвитку соціуму, він дозволяє використовувати неоднозначність слів і аккумулятивный ефект словосполучень. У процесі усної комунікації відбувається ефект «спуска стислої пружини», коли передача комунікатором одиничного терміна або поняття, здатна викликати в реципієнта вистава або розуміння величезної інформаційної ємності.

Основні функції природних мов:

– Комунікативна;

– Когнітивна;

– Емоційна;

– Інформаційна.

Комунікативна функція мови полягає в тому, що вона — найважливіший засіб спілкування людей і забезпечення інформаційних процесів у сучасному суспільстві (у науковій, технічній, політичній, діловій, освітній та інших галузях життя людства). У цій ролі мова має універсальний характер: нею можна передавати все те, що виражається, наприклад, мімікою, жестами чи символами, тоді як кожен із цих засобів спілкування не може конкурувати з мовою за ступенем виразності.

Із комунікативного боку слід розглядати й сукупність текстів як наслідок діяльності комунікантів, здійснюваної шляхом обміну писемною продукцією.

Когнітивна функція полягає у передаванні в процесі спілкування одне одному певної інформації про позамовну дійсність, у відображенні об’єктивної реальності Це і спогади, роздуми у хвилини відпочинку, підготовка до усних висловлювань і формування письмового тексту, творча діяльність та ін.

Емоційна функція. Вираження за допомогою мови психічного стану мовця, а також надання емоційних значень висловлення

Інформаційна функція полягає в тому, що мова є засобом пізнання, збирання й оформлення всіх тих знань, які накопичені людьми в процесі їх свідомої діяльності. Різновидами цієї функції є функція збереження інформації, контактна функція, функція оформлення культурних цінностей.

Усна комунікація - використовується,як правило водно час і в не розривній єдності, природні вербальні і не вербальні засоби.

Для природньої мови загально прийнятою є ф-я Коунікативна - вона обумовлена тим, що природна мова є продуктом і основою соціальної комунікації.

1. Вона є знаряддям мислення людини, задум повідомлення. Розуміння не можливе без оперування словами.

2. Основний зміст повідомлення може бути висловлений.

3. Всі штучні мови створені на основі і можуть бути перекладені на неї

Характеристика роботи

Контрольна

Кількість сторінок: 12

Безкоштовна робота

Закрити

Документно-інформаційні комунікації 2

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.