Организационное построение бухгалтерской службы и разработка организационных регламентов
План
1. Загальні положення
2. Організаційна побудова бухгалтерії
2.1. Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії
2.2. Типи організаційних структур
2.3. Особливості побудови структури підрозділів бухгалтерського обліку у великих господарствах
2.4. Госпрозрахункові (централізовані) бухгалтерії
3. РОЗРОБКА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ РЕГЛАМЕНТІВ
3.1. Завдання і функції апарату, зайнятого обліком, контролем та аналізом
3.2. Класифікація організаційних регламентів з обліку,контролю та аналізу
3.3. Вихідні положення для розробки організаційних регламентів
Види організаційних робіт
3.4. Методика розробки положення про службу (відділ) управління бухгалтерського обліку
3.5. Методика і техніка розробки положення про підрозділ (сектор, групу) бухгалтерської служби підприємства
3.6. Методика розробки посадових інструкцій
3.7. Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів
4. Організація роботи виконавців необлікових підрозділів з виконання ними облікових робіт
3.7. Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів
Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані і фактичні строки виконання.
Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідуючі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи) або головний бухгалтер, якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.
У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, — постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік впроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), так і за технікою складання — таблично-текстові, лінійні.
Таблично-текстові графіки поділяють на зведені — у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні — за секторами, групами бухгалтерії та іншими підрозділами й індивідуальні (складають на виконувані роботи посадовою особою).
Зведений графік облікових робіт на одному з підприємств подано у табл. 13.1, аналітичних — у табл. 13.2, структурний графік роботи сектора з обліку та заробітної плати — у табл. 13.3, індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку праці і заробітної плати — у табл. 13.4.
Таблиця 1
ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК ОБЛІКОВИХ РОБІТ ПО БУХГАЛТЕРІЇ ПІДПРИЄМСТВА
Виконувана робота | Відповідальний | Запланована дата завершення роботи, число | Позначення про виконання |
Складання таких облікових реєстрів | |||
відомості 1 | Старший бухгалтер | 01 | |
відомості 2 | Старший економіст-фінансист | 02 | |
Заступник головного бухгалтера | 02 | ||
Старший бухгалтер | 03 | ||
Те саме | 03 | ||
» | 04 | ||
Заступник головного бухгалтера | 06 | ||
Те саме | 07 | ||
Старший бухгалтер | 08 | ||
Старший економіст-фінансист | 09 | ||
Старший бухгалтер | 06 | ||
Старший економіст-фінансист | 09 | ||
Старший бухгалтер | 06 | ||
Головної книги | Заступник головного бухгалтера | 10 | |
Пробного балансу | Те саме | 10 | |
Фінансового звіту | » | ||
Обговорення балансу на виробничій нараді | Головний бухгалтер | 11 | |
Підготовка проекту наказу за результатами аналізу і подання балансу | Те саме | 12 | |
Подання балансу | » | 12 |
Таблично-текстові графіки складають найчастіше строком на місяць, проте вони можуть охоплювати і більш короткі (день) та тривалі (рік) періоди часу. Як правило, вони бувають постійними, але можуть бути і разовими.Для організації разових робіт в основному застосовуються лінійні графіки. На відміну від таблично-текстового графіка, у лінійному за присудком подають не текст, а лінією позначають тривалість виконання робіт, зазначених у підметовій частині таблиці.
Таблиця 2
ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК АНАЛІТИЧНИХ РОБІТ ПО БУХГАЛТЕРІЇ ПІДПРИЄМСТВА
Виконувана робота | Відповідальний | Строк виконання, число | Позначення про виконання |
Аналіз | |||
витрат виробництва | Заступник головного бухгалтера | У міру надходження документів | |
собівартості продукції | Заступник головного бухгалтера | 7-го, 8-го | |
виконання планів поставок та реалізації про- дукції | Економіст | 10-го | |
використання прибутків, фондів економічного стимулювання | Те саме | 9-го | |
стану дебіторської та кредиторської заборгованості | Головний бухгалтер | 9-го | |
виконання фінансового плану та ін. | Те саме | 10-го |
Виконувана робота | Час завершення робіт | Посада виконавця | Позначення про виконання | |
число | час | |||
Складання розрахункових відомостей з заробітної плати | 2-ге | 17.00 | Старший бухгалтер | |
Складання розробної таблиці № 5 | 3-тє | 13.00 | Те саме | |
Складання довідки для банку | 3-тє | 17.00 | Економіст | |
Складання платіжних відомостей за другу половину місяця | 4-те | 13.00 | Старший бухгалтер | |
Складання розробної таблиці № 1 «Розподіл заробітної плати» | 4-те | 17.00 | Те саме | |
Складання оперативного зведення з аналізу витрат фонду заробітної плати за минулий місяць | 5-те | 17.00 | Економіст | |
Оперативний контроль за виплатою заробітної плати | 5—7 | 9.00–17.00 | Старший бухгалтер | |
Складання оперативного зведення аналізу розподілу заробітної плати за статтями витрат | 6-те | 17.00 | Економіст-фінансист | |
Приймання первинної документації з нарахування заробітної плати та утримання з неї | 8—31 | До 11.00 | Старший бухгалтер | |
Оперативний контроль за правильністю складання первинної документації | 8—31 | До 11.00 | ||
Розробка первинної документації з заробітної плати | 18—31 | 14.00–17.00 | ||
Складання платіжних відомостей на виплату заробітної плати за першу половину місяця | 18-те | 17.00 | ||
Складання даних на отримання коштів для виплати заробітної плати та перерахування сум утриманих податків | 18-те | 17.00 | Економіст-бухгалтер | |
Узагальнення та нагромадження первинної інформації із заробітної плати | 31-ше | 17.00 | Старший бухгалтер | |
Підготовка банківської документації для перерахування податків із заробітної плати | 31-ше | 17.00 | Економіст |
Таблиця 4 ІНДИВІДУАЛЬНИЙ ГРАФІК РОБОТИ СТАРШОГО БУХГАЛТЕРА З ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
Найменування роботи | Строк виконання | Кому передається виконана робота | Примітка | |
День або число | Час | |||
І. Графік робочого дня | ||||
Приймання первинної документації з нарахування відрядної заробітної плати від цехів | Понеділок, середа | 9.00–11.00 | ||
Приймання оформлених листків тимчасової непрацездатності з витягами з протоколів засідань комісій соцстраху, профкому | Вівторок, четвер | 9.00–11.00 | ||
Приймання інших первинних документів з нарахування заробітної плати | Те саме | 9.00–11.00 | ||
Приймання документів з утримання із заробітної плати | ||||
Контроль за правильністю оформлення первинних документів | » | 9.00–11.00 | ||
Видання довідок | П’ятниця | 9.00–11.00 | ||
Обробка первинних документів | Щодня | 11.00–13.00 | ||
Складання нагромаджувальних реєстрів, узагальнення інформації | Те саме | 14.00–17.00 | ||
ІІ. Графік місяця | ||||
Складання облікових відомостей із заробітної плати | 2-ге | 14.00–17.00 | Економісту-фінансисту | |
Складання розробленої таблиці № 5 | 3-тє | 14.00–17.00 | — | |
Складання та оформлення платіжних відомостей за другу половину минулого місяця | 4-те | Старшому касиру | ||
Складання розробленої таблиці № 1 «Розподіл заробітної плати» | 4-те | 9.00–11.00 | Заступник головного бухгалтера | |
Складання і оформлення платіжних відомостей на виплату заробітної плати за першу половину поточного місяця | 15—18 | 9.00–11.00 | Старшому касиру | |
Підготовка облікових відомостей | 25—31 | 9.00–11.00 |
8. Організація роботи виконавців необлікових підрозділів з виконання ними облікових робіт
На підприємствах велика кількість працівників лінійних служб — завідуючі складами, бригадири, начальники цехів, експедитори та ін. — виконують значну частину бухгалтерської роботи. Ця робота являє собою важливу частину та об’єкт організації.Для кожного працівника необлікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:
робоча інструкція;
графік здавання документів у бухгалтерію.
Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт — заповнення первинних документів, звітів тощо.
Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.
Структура робочої інструкції має містити такі розділи:
загальна частина;
методика та техніка складання звітів;
методика та техніка перевірки даних;
обов’язки;
відповідальність;
графік здачі документів (табл.5).
Таблиця 5
ГРАФІК ЗДАЧІ ДОКУМЕНТІВ ПО СКЛАДУ _______________
№ з/п | Назва документів | Строк здачі: дні, години | Кому потрібно здати | Примітки |
1 | Звіт про рух матеріалів | 11, 21, 01, 12, 00 | Старшому бухгалтеру сектора обліку матеріалів | |
2 | і т. д. |