Ефективність комунікацій в організації (на прикладі підприємства ТзОВ “Проммонтажналадка”)

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. КОМУНІКАЦІЇ ЯК ЗАПОРУКА УСПІШНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

1.1. Сутність процесу комунікацій

1.2. Форми, типи комунікацій та їх переваги

1.3. Комунікації та фах менеджера

РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ФОРМ ТА МЕТОДІВ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ

2.1. Загальна характеристика об’єкту дослідження

2.2. Аналіз витрат в результаті діяльності

2.3. Проектування комунікацій на підприємстві

2.4. Аналіз комунікацій та комунікативних конфліктів

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ КОМУНІКАЦІЙ НА ФІРМІ

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ

ПЕРЕЛІК ПОСИЛАНЬ

1.2 Форми, типи комунікацій та їх переваги

Щораз популярніші форми комунікацій в організаціях грунтуються на електронних комунікаційних і технологіях. Інформаційна технологія стосується ресурсів, які використовує організація для менеджменту, інформації, що потрібна для досягнення. Для цього можна використовувати комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони. Крім того, інформаційна технологія передбачає використання програмних засобів, ефективне застосування системних ресурсів під час опрацювання інформації менеджерами. Як типові інформаційні системи в організаціях, такі персональні цінні технології змінили стиль комунікацій між менеджерами.

Організації можуть використовувати різні види інформаційних систем. Ми розглянемо шість найпоширеніших видів:

операційно-виконавчі системи,

інформаційні системи менеджменту,

системи підтримки рішень,

адміністративні інформаційні системи,

мережі,

експертні системи.

За допомогою операційно-виконавчої системи виконуються поточні операції а системі бізнесу. Наприклад: надсилання щомісячних рахунків клієнтам. Загалом ця система погрібна коли організація повинна опрацьовувати велику кількість однорідних операцій.

Іншого популярною формою інформаційного менеджменту інформаційна система менеджменту (ІСМ). ІСМ збирає дані, організовує і систематизує їх у формі, зручній для менеджерів, а також забезпечує цих менеджерів інформацією, яка потрібна їм для роботи. ІСМ для фірми може бути у вигляді комп'ютеризованої систему обліку як замовлення, так і наявність запасів. Працівник маркетингової служби, розмовляв клієнтом про дату поставки, за допомогою цієї системи може дізнатися, коли це замовлення буде виконано. Так само заводський менеджер може використати систему для визначення обсягу виробництва кожного виду продукції на наступний тиждень, місяць.

Система підтримки рішень (СПР) набирає щораз більшої популярносгі. Вона може автоматично знайти інформацію, потрібну менеджерам для специфічної роботи. СПР значно гнучкіша від традиційної ІСМ. Наприклад, менеджеру потрібно знати можливі наслідки підвищення цін на конкретний продукт, який продається. Він за допомогою СПР може визначити потенційні наслідки підвищення цін на 10%, оскільки ця система уже знає тенденцію зміни цін на продукцію, їхні недавні зміни цін, вплив цін на обсяги продажу, сезонні коливання,інфляційні рівні та практично будь-яку іншу інформацію. СПР у цьому ві обчислює: запланований продаж, частку на ринку, прибутки на кожен рівень потрібнийрівень цін і видаєці дані менеджеру.

Тепер можна проводити конференції, під час яких менеджери перебувають на своїх робочих місцях (в офісах різних міст) і спілкуються за допомогою телевізійних моніторів. Менеджер у Нью-Йорку може набрати лист або меморандум на своєму персональному комп'ютері, клацнути мишкою і надіслати його сотням або навіть тисячам колег по всьому світу. Дуже детальну інформацію можна легко отримати з великих електронних баз даних. Електронна технологія дала поштовх новій версії старої організації роботи. Телеробота - так називають надомну роботу. У цьому випадку люди працюють вдома і періодично передають результати свосї праці компанії засобами комп'ютерного ув'язку (через модем). Останні опитування свідчать, що п'ятнадцять мільйонів американців використовують телефони, комп'ютери та кур'єрів для роботи поза офісами.

Мобільні телефони та факс полегшують комунікації між менеджерами. Багато з них тепер користуються мобільними телефонами в дорозі та носять їх з собою навіть на обід. Факс дає змогу людям надсилати документи з текстом і графіками та отримувати зворотний зв'язок.

Однак із цими удосконаленнями комунікацій учені починають пов'язувати деякі психологічні проблеми. Зокрема, менеджери, які зрідка бувають у своїх "реальних" офісах, як звичайно, стають жертвами політики компанії, тому що вони не присутні в організації, не в курсі того, що відбувається, і не можуть себе захистити. Вони випадають з системи поширення неофіційної непідтвердженої інформації та чуток в організації і пропускають значну частину неформальних комунікацій. Крім того, використання електронних засобів комунікацій замість особистих зустрічей та розмов ускладнює формування міцної культури, розвиток стійких робочих стосунків та створення взаємопідтримувальпої атмосфери довіри і співпраці[27, с.70].

Сьогодні поширені такі типи комунікацій:

міжособові комунікації;

комунікації у системах зв'язку та командах;

комунікації в організаціях та електронні засоби комунікацій.

Загалом міжособові комунікації бувають усними та письмовими. Кожен з цих різновидів має переваги та недоліки.

Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов тощо, за яких розмовну мову використовують дні передавання змісту. Головна перевага усних комунікацій полягає в тому, що вони забезпечують негайний зворотний зв'язок та взаємний обмін у формі словесних запитань або усних домовленостей, виразу обличчя та жестів. Усні комунікації прості (все, що потрібно зробити відправнику, - цс розмовляти), проте в деяких ситуаціях бажана ретельна підготовка до розмови. Як з'ясовано, 55% опитаних службовців уважають, що їхні власні письмові комунікативні навики посередні або слабкі, тому вони обирають усні комунікації.

Однак усні комунікації також мають вади. Вони можуть бути недостовірними, якщо співбесідник добирає неправильних слів для вираження суті або пропускає важливі деталі чи якісь перешкоди переривають процес, або ж слухач (одержувач) забуває частину чи все повідомлення. У двосторонньому обговоренні не вистачає часу на виважені відповіді або ознайомлення з багатьма новими фактами. Крім того, хоча більшість менеджерів комунікабельні, і для них не становить труднощів говорити з людьми особисто або у невеликих групах, проте небагато з них у захопленні від промов перед більшою аудиторією.

Письмові комунікації - це записки, листи, звіти, записи тощо. За їхньою допомогою можна вирішити багато проблем, пов'язаних з усними комунікаціями. Проте письмові комунікації не такі поширені, як може виглядати. Група менеджерів під час опитування зазначила, що лише 13% пошти, яку вони отримують, відразу їм потрібна. Понад 80% менеджерів, яких опитували в іншому дослідженні, уважають, що письмові комунікації, які вони отримували, мали посередній або низький рівень.

Одна з найбільших вад письмових комунікацій та, що вони затримують зворотний зв'язок та взаємообмін. Коли один менеджер надсилає іншому листа, то цього листа треба написати або продиктувати, надрукувати, відправити, отримати, скерувати. розкрити і прочитати. Якщо ж у листі буде незрозуміла інформація, то можна витратити кілька днів, щоб з'ясувати її й уточнити. Телефонна ж розмова дає змогу вирішити усю справу за кілька хвилин. Письмові комунікації, які часто не забезпечують зворотного зв'язку та взаємообміну, ще й складніші від усних і потребують більше часу.

Звичайно, письмові комунікації мають і деякі переваги. Вони досить достовірні: постійно реєструють взаємні стосунки. Відправник може витратити час для збирання й опрацювання інформації. Одержувач має змогу уважно прочитати, а потім використати її знову в разі потреби. З огляду на це письмові комунікації прийнятніші, коли йдеться про важливі деталі, їм також надають перевагу, коли одній або двом сторонам потрібні письмові записи як свідчення того, що насправді відбувалося[4,с. 105].

Яку форму міжособових комунікацій повинен обрати і менеджер? Це залежить від ситуації. Усні комунікації часто ліпші, коли повідомлення особисте, нерегулярне і коротке. Письмові комунікації звичайно надійніші, коли повідомлення офіційне, постійне і довше. Менеджер може поєднувати ці форми Наприклад, за допомогою негайної телефонної розмови він може зробити оголошення про засідання й отримати відразу відповідь. А доповнення телефонного повідомлення пам'ятною запискою запевнює, що одержувач пам'ятатиме про засідання. Електронні засоби комунікацій, які розглянуто нижче, ліквідовують відмінності між усними і письмовими комунікаціями.

Комунікативна схема - це спосіб, за допомогою якого члени групи або команди спілкуються між собою. Вчені, досліджуючи динаміку груп, виявили кілька типових схем у групах або командах, які складаються з трьох, чотирьох та п'яти осіб

У схемі “колесо” усі комунікативні потоки проходять через одну центральну особу, яка, очевидно, є груповим лідером. По суті, колесо - найбільш централізована схема, оскільки одна особа отримує і поширює всю інформацію.

Ланцюг забезпечує рівномірніший потік інформації між учасниками, хоча двоє людей (на кожному кінці) взаємодіють лише з однією особою. Цей недолік усунуто у колі. Комплексна схема прямого доступу найменш централізована, забезпечує вільний потік інформації між усіма членами групи: усі беруть однакову участь у комунікаціях, а груповий лідер, якщо такий є, не має надмірної влади.

Дослідженнями у цій сфері виявлено деякі цікаві зв'язки між типом схеми та груповим виконанням. Наприклад, коли завдання групи порівняно просте і рутинне, то централізовані схеми діють з більшою ефективністю та достовірністю. Лідер прискорює виконання, координуючи потік інформації. Наприклад, коли група бухгалтерів виписує рахунки-фактури і розподіляє їх для оплати, то ці дії може ефективно координувати один централізований лідер. Коли ж завдання складне, наприклад, ухвалення головного рішення про стратегію організації, то ефективнішими є децентралізовані схеми, оскільки відкриті канали комунікацій забезпечують більше взаємодії й ефективніше поширення відповідної інформації.

Рис 1.5 Типи комунікативних схем.

Дослідження комунікацій виявили п'ять головних схем для груп з п'яти осіб. Вони відрізняються потоками інформації, позицією лідера, ефективністю різних типів завдань. Менеджери можуть намагатися створити централізовану схему, коли завдання групи прості й рутинні, і, навпаки, сприяти децентралізації групи, якщо групові завдання складні.

Від факторів зовнішнього середовища залежать комунікаційні потреби організації. Якщо проаналізувати, про що говорять, пишуть і читають у дійсності люди в організації, основну увагу довелося б зосередити на яких те питаннях, що зв'язані з потребами інформаційної взаємодії з зовнішнім оточенням, що впливає або буде впливати на організацію.

Приміром, у 1982 році і ще раз у 1985 році, коли фірма “Джонсон энд джонсон” установила, що деякі капсули “Тиленола” отруйні, вищому керівництву фірми довелося налагодити ефективні комунікації з такими групами, як засобу масової інформації і споживачі, Керування санітарного нагляду за якістю харчових продуктів і медикаментів і дистриб’ютори. Довелося також налагодити зв'язок з керівниками середньої ланки, що стояли на чолі лабораторій і заводів у різних країнах світу. Ці керівники, у свою чергу, установили зв'язок з керівниками більш низьких рівнів і контролерами, підзвітними ім. Нарешті керівництво фірми, імовірно, сповістило про свої проблеми всіх співробітників фірми. Сполучення таких засобів комунікації, як наради, службові записки, телефонні переговори, формальні звіти, відео стрічки і бесіди віч-на-віч, дозволили в кінцевому рахунку охопити багатьох працівників фірми[3, с.270].

Організації користуються різноманітними засобами для комунікацій зі складового свого зовнішнього оточення. З наявними і потенційними споживачами але і повідомляються за допомогою реклами й інших програм просування товарів на ринок. у сфері відносин із громадськістю першорядна увага приділяється створенню визначеного образа, іміджу організації на місцевому, загальнонаціональному або міжнародному рівні. Організаціям приходиться підкорятися державному регулюванню і заповнювати в цьому зв'язку великі письмові звіти. У своїх щорічних звітах будь-яка компанія повідомляє інформацію з фінансам і маркетингові, а також приводить зведення про своє розміщення, можливості кар'єри, пільгах і т.п.

Використовуючи лобістів і роблячи внески на користь різних політичних груп, комітетів, організація намагається впливати на зміст майбутніх законів і постанов. Організація, де є профспілку, повинна підтримувати зв'язок із законними представниками осіб, що працюють по найманню. Якщо профспілка в даній організації відсутній, вона може спілкуватися зі своїми працівниками заради того, щоб профспілка не з'явилася. Це лише деякі приклади з усієї розмаїтості способів реагування організації на події і фактори зовнішнього оточення.

Обговорення, збори, телефонні переговори, службові записки, відеострічки, звіти і т.п., що циркулюють усередині організації, найчастіше є реакцією на можливості або проблеми, створювані зовнішнім оточенням.


Характеристика роботи

Диплом

Кількість сторінок: 95

Безкоштовна робота

Закрити

Ефективність комунікацій в організації (на прикладі підприємства ТзОВ “Проммонтажналадка”)

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.