Паблік рілейшнз (зв'язки з громадськістю) 2
План
1. Презентація
2. Прес-конференція
3. Корпоративний імідж
1. Презентація
Важливим сучасним засобом обміну й поширення ділової інформації є презентація.
Помітність — візитна картка успіху. Як на робочому місці, так і на діловому ринку люди конкурують заради отримання бажаних результатів. Обов'язковий атрибут успішної конкуренції — збільшення своєї помітності.
Презентація — випробуваний засіб привернути увагу. Ділова презентація, проведена майстерно, змушує людей позитивно оцінити і вас і ваше повідомлення. Вона дає можливість просунути продукцію, послуги; розширити інтереси, поширити інформацію на широкий загал, піднести впізнаваність імені та назви; підняти інтерес споживача до нових продуктів та послуг; знайти нові шляхи впливу на клієнтів, виборців тощо.
Презентація повинна бути ефективною, а тому при її організації слід подбати про її захопливість, змістовність, збалансованість, про те, щоб вона запам'ятовувалася і була спрямована на активізацію людей. Отже, презентація — це творчий комунікативний процес.
Є кілька типів презентації: зовнішні (проводяться в аудиторії поза організацією), внутрішні (у межах організації, фірми), такі, що просувають (реклама продукту, послуги, ідеї, рішення), інформаційні (огляд технічних даних, наукових, політичних, статистичних матеріалів), висхідні та низхідні (вертикаль керівник — підлеглий).
Презентацію слід планувати, а отже подбати про те «хто?», «що?», «коли?», «де?», «як?», «чому?», тобто: хто буде присутнім; який буде результат; як почати і коли закінчити презентацію; де зібрати матеріал для презентації; як почати підготовку; чому цю презентацію слід провести.
Презентація — це комунікативний процес, тому слід добре подбати про ключові слова і поняття, їх впливовість на аудиторію, запам'ятовуваність. Серед таких мовних засобів є:
— акронім — слово, утворене з перших букв інших слів. Наприклад, ЗАКОН: 1) 3 — знати професійні навички та вміння; 2) А — аналізувати стан справ; 3) К — конкретно визначати завдання; 4) О — оптимальне розв'язання задач; 5) Н — наміри перейти до наступної мети;
— алітерація — повтор початкового звука слова в групі слів;
— повтор — повтор слова чи теми, наприклад: робота на користь собі; робота на користь іншим; робота на користь суспільства;
— скорочення. Наприклад: ГТС — готовність, точність, серйозність; НХЛ — наполегливість, характер, лідерство.
Готуючи презентацію, слід подбати про вербальні елементи стилю, якими буде виражатися зміст.
Ефективний словесний стиль спирається на: ясність мови; її правильність, виразність та продуманість.
Одним із чинників конструювання вербального стилю є тон повідомлення — враження, відчуття, що лишаються після презентації.
Темп мовлення задають короткі слова й сконденсовані речення.
Мова презентатора повинна бути однозначною, позбавленою жаргону, незрозумілих абревіатур. Використання спеціальної термінології також повинно бути обмеженим. Натомість слід подбати про правильність словника, граматики й синтаксису, про лаконічність висловлювань. Аудиторія найкраще сприймає короткі слова на 2 склади, крім того, це прискорює темп мовлення. Говорити просто — це значить уміти з ряду синонімів обрати слово, яке легко сприймається. Пор. слова високого стилю (зліва) та їх синоніми (справа):
Удосконалити | Покращити |
Концептуалізація | Ідея |
Сприяти | Допомагати |
Маніфестація | Показ |
Парадигма | Система |
Достовірний Правдивий |
Стисла мова надає презентації розмовних інтонацій.
Виразність мови досягається використанням образних висловів, що підкреслюють смисл та природу рекламованої речі. Але слід уникати стандартних, «затертих» кліше, порівнянь.
Емоційна, чутлива мова презентатора повинна знаходити відгук з боку аудиторії. А тому в промові недоречними є евфемізми — слова, що пом'якшують зміст. Як-от: спеціаліст з продажу (замість продавець), санітарний інженер (асенізатор, двірник), споживач спиртних напоїв (п'яниця/алкоголік) тощо.
Завойовуючи аудиторію, презентатор повинен наситити свою мову наказовими мотивами, апелюючи до позитивних емоцій: «Якщо ви/ми оберемо...»', «Ми можемо, ми хочемо...»', «Треба утриматись від...» тощо.
Фрази промовця повинні нести міцний заряд, експресію, а тому доречними могли бути слова спортивної і військової термінології (швидкий прорив, взяття плацдарму, атака і под.). Жорсткий вираз робить мову підкресленою.
Передаючи зміст публіці, презентатори можуть використовувати деякі літературні прийоми: асонанс (повтор схожих звуків, що сприяє виникненню асоціацій: Живіть краще, щоб легше жилось), кустода (виразна «розумна» фраза типу: «Закон капітана Джека: Людина, що добре працює, отримує всю роботу. Той, хто чудово працює, спокійно її позбавляється»); гіпербола (перебільшення, ствердження, наприклад: «Коли ми прийшли на цей ринок, то побачили, що конкурентів більше, ніж бджіл у вулику»); паралелізм («Хто мудрий? Той, хто вчиться у всіх інших. Хто сильний? Той, хто керує своїми пристрастями. Хто багатий? Той, хто задоволений собою. А хто це? Ніхто»).
Доречними будуть у промові образні вислови («Не можна потиснути руку стиснутими в кулак пальцями» (Т.Мейр), «Коли орли мовчать, папуги базікають» (У.Черчілль), метафори («Війна — поганий інструмент для керування завтрашнім днем» (Мартін Лютер Кінг), порівняння («Бізнес ніколи не буде здоровим, поки він, як курча, не набігається в пошуках їжі» (Г. Форд), персоніфікації («Проблеми — це лише можливості в робочому одязі» (Г. Кайзер).
Слід пам'ятати, що презентація — це також і лист, який повинен дійти до адресата, а тому варто продумати способи адресування повідомлення: займенники (найчастіше слід звертатися до «ми», «ви»); імена (можна заздалегідь замовити картки з іменами для учасників презентації); конкретне звертання типу покупці, викладачі, менеджери, будівельники тощо.
Велике функціональне навантаження несуть вирази, в яких формулюється те, що є цінним для людей («Для вас це означає...», «У результаті ви отримаєте задоволення від...»', «Ви зрозумієте, що це особливо корисно для...»', «Ваша вигода очевидна...»).
Для впливу на аудиторію презентатор повинен мати певний вигляд — імідж, тобто якості невербального стилю поведінки: уміння поводитися з наочністю, рухи оратора, постава, манери тощо.
Організовуючи презентацію, слід обов'язково враховувати, що, як правило, робоче місце ділової людини — стіл з документами, звітами, листами, друкованими виданнями тощо. Як же цих зайнятих людей зацікавити новими пропозиціями?
З цією метою існують письмові презентації: листи-під-твердження, «роздавальний» матеріал, пропозиції.
Листи-підтвердження відправляють за 3—5 днів до дня проведення презентації. Це текст на одну сторінку, що складається з двох параграфів. У першому підтверджуються дата, час і місце проведення презентації. У другому параграфі міститься посилання на додатки, що можуть включати: короткий огляд виступу («Ви почуєте про...»)', коротку біографічну довідку про того, хто буде виступати або карта-схема місця презентації.
«Роздавальний» матеріал — це друковані матеріали для учасників презентації, де можна зазначити порядок денний, план повідомлення або зошит для вправ.
Письмові пропозиції — документ, що розширює або підтверджує усну презентацію.
При оформленні двох останніх видів письмової інформації важливо враховувати їх «читабельність», зорове сприймання, і, звичайно, мовний вплив на аудиторію.